Offriamo servizi avanzati di Legal Management e Legal Operations per ottimizzare l’efficienza operativa e garantire una gestione strategica dei processi legali.

La Dottoressa Inga Rusu, esperta di Legal Operations, con una vasta esperienza in 2 multinazionale americane, in qualità di Senior Legal Operations Advisor,  offrirà supporto alle direzioni legali nella trasformazione digitale e nel miglioramento delle performance attraverso soluzioni innovative e personalizzate. Grazie alla sua competenza, assicuriamo un approccio pragmatico, data-driven, innovativo e su misura che porta a risultati tangibili in termini di efficienza e riduzione dei costi.

Questa gamma di servizi è modulabile in base alle esigenze specifiche dei nostri clienti, spaziando dalle grandi aziende con dipartimenti legali complessi e strutturati, fino alle medie e piccole imprese interessate a modernizzare e ottimizzare i propri processi operativi:

1. Supporto Strategico e Change Management

• Sviluppo di una Strategia Annuale per il Dipartimento Legale
  • Definizione di roadmap e piani operativi allineati con gli obiettivi aziendali.
  • Supporto nella gestione del cambiamento all’interno del dipartimento legale per implementare nuove tecnologie e processi.
  • Valutazione dello stato attuale (status quo) del dipartimento legale rispetto allo scenario futuro desiderato (to be), individuando i gap e le opportunità di miglioramento.
• Advisory per Spin-Off e Ristrutturazioni Aziendali
  • Gestione della transizione di sistemi e processi legali durante fusioni, spin-off e acquisizioni.
  • Integrazione dei sistemi legali con altri sistemi aziendali (Oracle, Finance, Procurement).

2. Legal Tech: Implementazione e Ottimizzazione

• Implementazione di Sistemi di E-Billing e Matter Management
  • Selezione e valutazione delle piattaforme tecnologiche più adatte alle esigenze del cliente.
  • Supporto end-to-end nell’implementazione e integrazione dei sistemi.
  • Generazione di report e dashboard per monitoraggio dei KPI.
• Selezione e Implementazione dei Sistemi di Contract Lifecycle Management (CLM)
  • Analisi dei requisiti: Identificazione delle esigenze aziendali e legali per la gestione dei contratti (creazione, revisione, approvazione, esecuzione e monitoraggio).
  • Valutazione delle piattaforme: Analisi comparativa delle soluzioni CLM disponibili sul mercato attraverso demo, test di funzionalità e valutazione delle capacità di integrazione.
  • Selezione della soluzione: Individuazione della piattaforma più idonea in base a criteri di costo, usabilità, scalabilità e integrazione con i sistemi aziendali (ERP, CRM, ecc.).
  • Implementazione end-to-end: Gestione del progetto di implementazione, configurazione del sistema, personalizzazione dei workflow contrattuali e automazione dei processi di approvazione.
  • Formazione e onboarding: Addestramento del team legale e aziendale per garantire l’adozione del sistema e massimizzare l’efficienza operativa.
  • Monitoraggio e ottimizzazione: Valutazione continua delle performance del sistema CLM con reportistica e miglioramenti iterativi.
• Implementazione dei Sistemi di Legal Entities Management
• • Centralizzazione e gestione efficiente delle entità legali aziendali.
  • Automazione dei processi di governance societaria, scadenze e adempimenti normativi.
  • Integrazione con altri sistemi aziendali per garantire coerenza e conformità dei dati.

3. Process Improvement e Standardizzazione

• Ottimizzazione e Automazione dei Processi Legali
  • Mappatura dei processi esistenti e individuazione delle aree di miglioramento.
  • Creazione di workflow automatizzati e intake forms per una gestione più efficiente delle richieste legali.
• Centralizzazione della Gestione Documentale
  • Implementazione di sistemi di knowledge management per facilitare l’accesso e la condivisione delle risorse legali.
  • Standardizzazione dei modelli contrattuali, checklist e playbook.

4. Controllo dei Costi

• Ottimizzazione del Budget Legale
  • Pianificazione, monitoraggio e analisi dei costi legali.
  • Reportistica periodica per facilitare decisioni data-driven.

5. Gestione dei Fornitori di Servizi Legali

• Creazione di panel di studi legali preferiti
  • Valutazione e selezione: Identificazione e selezione degli studi legali più adatti in base a criteri specifici, quali competenze settoriali, specializzazioni geografiche, qualità dei servizi e capacità di supporto nelle aree chiave del business.
  • Segmentazione: Creazione di un panel di studi preferiti organizzato per tipologia di lavoro (contenzioso, compliance, M&A, real estate, ecc.), giurisdizione e dimensioni delle pratiche.
  • Tariffe e modelli di fatturazione: Negoziazione delle tariffe orarie e implementazione di modelli alternativi di fatturazione (Alternative Fee Arrangements – AFAs), come tariffe fisse, success fee o blended rates, per ottimizzare i costi e migliorare la prevedibilità delle spese legali.
• Monitoraggio della performance dei fornitori tramite KPI dedicati
  • Definizione dei KPI: Identificazione e implementazione di Key Performance Indicators (KPI) specifici per monitorare la qualità, l’efficienza e il valore aggiunto dei servizi legali esterni. Esempi di KPI includono:
    • Tempi di risposta e rispetto delle scadenze.
    • Accuratezza delle consulenze legali fornite.
    • Efficienza nella gestione dei costi e compliance con le linee guida di fatturazione.
    • Soddisfazione del cliente interno e risultati ottenuti nelle pratiche assegnate.
  • Valutazione periodica della performance: Creazione di report analitici per valutare il rendimento degli studi legali, attraverso dati quantitativi e qualitativi raccolti tramite e-billing e matter management systems.
  • Revisione annuale: Gestione di incontri periodici con gli studi legali per discutere i risultati della valutazione, ottimizzare le collaborazioni e individuare eventuali miglioramenti nei processi.
• Gestione centralizzata dei fornitori
  • Consolidamento delle attività: Razionalizzazione del numero di studi legali per ottimizzare la spesa complessiva e promuovere relazioni più forti con i partner strategici.
  • Compliance con le linee guida: Monitoraggio e assicurazione che gli studi legali rispettino le linee guida aziendali di fatturazione, sicurezza dei dati e standard etici.
  • Integrazione tecnologica: Implementazione di sistemi di e-billing e matter management per semplificare la gestione delle fatture e migliorare il monitoraggio dei costi in tempo reale.

6. Data Analytics e Reportistica

• Creazione e Monitoraggio dei KPI Legali
  • Definizione dei Key Performance Indicators (KPI): Individuazione dei KPI chiave per misurare l’efficienza del dipartimento legale, la gestione dei costi e la performance complessiva. I KPI possono includere:
    • Efficienza operativa: Tempo medio di completamento di attività specifiche (es. revisione contrattuale, risoluzione di contenziosi).
    • Gestione dei costi: Spesa legale totale, costi per attività o area giuridica, confronto tra budget pianificato e spesa effettiva.
    • Performance dei fornitori: Tempi di risposta, qualità delle consulenze esterne, compliance con le linee guida di fatturazione.
    • Utilizzo delle risorse: Carico di lavoro del team legale, distribuzione delle pratiche tra avvocati interni ed esterni.
    • Risultati delle attività legali: Tasso di successo delle cause, numero di contratti chiusi senza modifiche, riduzione dei rischi.
• Generazione di report dettagliati
  • Raccolta e analisi dei dati: Utilizzo di sistemi di e-billing, matter management e CLM per raccogliere dati strutturati e non strutturati relativi alle attività legali.
  • Reportistica mirata: Produzione di report periodici (mensili, trimestrali, annuali) personalizzati in base alle esigenze dei decision maker, offrendo informazioni dettagliate su:
    • Trend di spesa e budget.
    • Performance dei fornitori esterni.
    • Efficienza dei processi interni.
    • Rischi legali emergenti e misure preventive adottate.
  • Report basati su dati comparativi: Benchmarking interno (tra team o uffici regionali) ed esterno (con dati del mercato) per misurare la performance rispetto a standard consolidati.
• Dashboard visive per analizzare trend e ottimizzare processi
  • Creazione di dashboard interattive: Sviluppo di strumenti visivi intuitivi (es. Power BI, Tableau o dashboard integrate nei sistemi CLM/e-billing) che permettono di:
    • Monitorare in tempo reale le metriche chiave.
    • Identificare inefficienze operative e aree di miglioramento.
    • Evidenziare trend di spesa, rischi legali e carichi di lavoro.
  • Ottimizzazione dei processi decisionali: Utilizzo dei dati aggregati per prendere decisioni informate, come:
    • Allocazione strategica delle risorse interne ed esterne.
    • Identificazione e risoluzione di colli di bottiglia nei flussi di lavoro.
    • Rinegoziazione delle tariffe con i fornitori o riorganizzazione delle priorità operative.
  • Automazione della reportistica: Creazione di report dinamici e aggiornamenti automatici per garantire che i dati siano sempre aggiornati e accessibili.
• Monitoraggio continuo e miglioramento iterativo
  • Performance Review Periodiche: Valutazione dei risultati rispetto agli obiettivi prefissati e implementazione di azioni correttive in caso di scostamenti.
  • Feedback e adattamento: Raccolta di feedback dal team legale e dai principali stakeholder per migliorare continuamente gli strumenti di analisi e la qualità delle metriche monitorate.

7. Formazione e Knowledge Management

• Training e Onboarding del Personale Legale
  • Creazione di programmi di formazione su nuovi strumenti e tecnologie.
  • Sviluppo di materiali di onboarding per nuovi membri del team.
• Gestione della Knowledge Management
  • Digitalizzazione e centralizzazione delle risorse legali per prevenire dispersione delle informazioni.
    • Creazione di un sistema di Knowledge Management (KM): Implementazione di piattaforme digitali dedicate alla gestione della conoscenza, con repository centralizzati che raccolgano contratti, modelli, best practice, memo legali e documenti chiave.
  • Creazione di playbook e repository per una gestione efficiente delle risorse.
    • Predisposizione e aggiornamento di modelli contrattuali e documenti standard per garantire uniformità, ridurre i tempi di redazione e minimizzare i rischi legati a errori o incoerenze.
    • Creazione di guide pratiche e procedure standardizzate (playbook) per affrontare attività ricorrenti, come la negoziazione contrattuale, la gestione del contenzioso, il processo di revisione legale e la compliance.